Nonostante si stia cercando di digitalizzare il tutto, la stampante in ufficio è uno strumento che non può mancare in quanto alcuni documenti necessitano di essere stampati e questo indipendentemente dall’attività che si svolge.
In commercio è possibile trovare svariati modelli di stampanti, a costi e con caratteristiche diverse in base alle esigenze richieste.
Si passa dalle stampanti in bianco e nero a quelle multifunzionali, a colori e a basso consumo, wireless, mini o grandi.
Alcuni modelli possono avere un costo abbastanza alto, quindi per risolvere il problema è possibile usufruire del servizio di noleggio realizzato per le attività di business e per privati con assistenza e manutenzione compresa.
A seguire una piccola guida su come scegliere la stampante, caratteristiche, costi e un paragrafo dedicato al servizio di noleggio compreso dei suoi benefici.
Sommario:
Stampante in ufficio professionale! come scegliere la giusta soluzione
Stampante: a cosa serve e perché è importante
Stampante in ufficio: come faccio a sapere il modello adatto al mio lavoro?
Noleggio stampante: come ottimizzare i costi
Benefici e vantaggi del noleggio stampante
Stampante: a cosa serve e perché è importante
Si può sostenere che ad oggi tutti possiedono una stampante, dal privato al business. La necessità di poter stampare, inviare o faxare un documento nell’epoca della digitalizzazione dei servizi rende necessario possedere materialmente una stampante che sia più o meno performante, anche per attività ludiche personali.
Oggi le stampanti si sono evolute, con un sistema wireless si collegano direttamente al pc o allo smartphone e grazie ad un’app è possibile da remoto inviare direttamente la stampa di un documento con un semplice click, quindi niente più fili volanti o la necessità di avere la stampante vicina.
Le stampanti multifunzionali non si limitano a stampare, ma servono anche per fare fotocopie, scansionare e inviare fax , servizi completi indispensabili in un ufficio per comunicare con i clienti o i propri partnership.
Non sempre un documento può essere trattato esclusivamente in forma digitale ragion per cui la stampa si rende necessaria per avvalersi di una copia cartacea.
Oggi molte attività offrono un servizio di stampa e fotocopie, sono proprio questi negozi che in primis usano stampanti performanti in bianco e nero e a colori per privati o business, che si avvalgono occasionalmente o in maniera stabile di servizi esterni per la stampa, come avviene ad esempio per i fotografi.
Chi ha la necessità di acquistare una stampante si trova di fronte a numerose domande a cui risponderemo nel prossimo paragrafo.
Stampante in ufficio: come faccio a sapere il modello adatto al mio lavoro?
Il dilemma dello scegliere una buona stampante è legato a variabili come i costi, le funzionalità, il gradimento sul mercato, per cui si possono fare due scelte sbagliate: spendere troppo e acquistare una stampante multifunzionale professionale, che in realtà non serve per la propria attività e che non verrà mai sfruttata appieno, o, scegliere un modello non adeguato alle proprie necessità per risparmiare o per non aver tenuto bene conto delle caratteristiche.
Insomma, non sempre la migliore stampante in vendita può andare bene.
Nello scegliere la stampante in ufficio bisogna tener conto di alcune caratteristiche:
anzitutto il tipo di attività che si svolge. In base ai propri ritmi di stampa si potrà scegliere tra un modello multifunzionale o una stampante a basso consumo.
Se ogni giorno si stampa un certo quantitativo di materiale cartaceo è opportuno acquistare una stampante grande che regga i ritmi di una stampa continua a catena di montaggio.
Se i ritmi di stampa si riducono a poche copie al giorno, va bene anche un modello basic a basso consumo da collegare al proprio pc e tenere vicino alla scrivania.
Altra caratteristica è il costo: ad oggi le stampanti hanno prezzi di diversa entità, si va da meno di 100 euro a macchine che possono valere migliaia di euro.
Oltre a questi costi vanno valutati i prezzi accessori di cartucce o toner, a seconda del modello.
Il toner ha sicuramente un costo più basso e consente di stampare in media molte più pagine rispetto ad una cartuccia.
Sicuramente più economica è la stampante in bianco e nero rispetto ad una a colori, pertanto, se non si ha necessità di una grafica a colori non acquistare una stampante a colori può essere una buona scelta.
Quanto alle stampanti multifunzionali, va detto che con il termine stampare non si intende solo mandare in stampa un documento, ma si può avere la necessità di fotocopiare dei documenti già stampati o scansionare i medesimi per creare dei file da trasmettere in formato pdf direttamente al proprio computer o altresì avere bisogno di una stampante con servizio fax, capace di scansionare e inoltrare tramite la linea telefonica i documenti ad un’altra macchina.
Noleggio stampante: come ottimizzare i costi
Un buon modo per non sbagliare stampante è inizialmente optare per il noleggio.
Noleggiare una stampante permette di quantificare i propri ritmi di stampa ed ottimizzare gli investimenti. Il noleggio consente di pagare una quota mensile e poter richiedere anche più macchine per la propria sede.
Nel servizio è previsto un pacchetto di manutenzione e assistenza per la messa in sicurezza della macchina, nonché il ricambio del toner e la possibilità di fornitura della carta.
Il noleggio può essere fatto mediante contratto annuale o mensile tramite partita IVA scaricato come spesa per lo svolgimento della propria attività.
Benefici e vantaggi del noleggio stampante
Il noleggio ha molti benefici che possono riguardare aspetti tecnici, economici e di opportunità del momento.
Anzitutto è possibile noleggiare una stampante più performante di quella che magari ci si può permettere tramite l’acquisto diretto. Il noleggio ha certamente un costo più basso e consente di monetizzare la spesa in piccole rate in cui viene pagato esclusivamente il servizio, mentre la macchina è in comodato d’uso.
Tanti sono i modelli tra cui scegliere da quelli industriali a quelli basic e meno strutturati, ma pur sempre costosi. Il noleggio consente di ottimizzare i costi di avvio.
Affrontare una spesa per una stampante, soprattutto per le start up può essere oneroso, ragion per cui il noleggio è un valido alleato per limitare le uscite a favore delle entrate.
Quanto all’assistenza e ad eventuali anomalie, il noleggio è munito di garanzia per cui in caso di malfunzionamenti la macchina può essere sostituita, per non parlare dell’assistenza personalizzata, aspetto importante se si pensa che con una stampante acquistata la garanzia scade con i termini legali di acquisto.
In qualsiasi momento può essere richiesto un intervento di un tecnico o la sostituzione della stampante, o aggiungere al comodato d’uso altre macchine allargando il contratto di noleggio.
Va detto che con lo smart working si è resa ancora più rilevante la necessità di avere una stampante non solo in ufficio, ma anche a casa, e grazie al noleggio si ha l’occasione di scegliere tra modelli che ben si adattano anche ad un ambiente casalingo.
Il noleggio prevede diverse formule a breve, lungo termine con o senza partita Iva, ragion per cui è possibile avere una stampante in comodato d’uso e pagare solo il servizio con una piccola retta mensile o annuale, a seconda del tipo di contratto, sia che si sia un’azienda che un cliente business o privato.
Il noleggio consente a piccole aziende, ma anche a grandi, di essere competitive e smaltire la mole di lavoro ottimizzando i costi di uscita, si può definire un’alternativa interessante quando l’acquisto è oneroso o superfluo.
