Stampa sicura in ufficio: consigli pratici per tutelarsi

Stampa sicura in ufficio consigli pratici per tutelarsi

Stampa sicura in ufficio: consigli pratici per tutelarsi

La sicurezza dei dati personali e sensibili rappresenta un obiettivo chiave in qualsiasi gruppo di lavoro, a prescindere dalla dimensione del contesto professionale in cui opera. Questo anche in ragione del rispetto dei princìpi previsti dal Regolamento generale sulla protezione dei dati, meglio noto come GDPR.

In tale ottica rientra anche il processo di stampa in modo sicuro. Ma cosa significa più esattamente all’interno di un’impresa stampare in totale sicurezza? Al giorno d’oggi, qualsiasi gruppo di lavoro fa uso di stampanti multifunzione in rete, accessibili non solo dai comuni PC ma anche dai dispositivi mobile, tanto tra le mura aziendali quanto per un utilizzo a distanza.

Le stesse stampanti multifunzione vengono quindi usate a vario titolo da una moltitudine di collaboratori e dipendenti, spesso anche da ospiti esterni. È chiaro che in contesti lavorativi così dinamici l’obiettivo di un processo di stampa effettuato in modo sicuro diviene prioritario, se si desidera evitare la divulgazione illecita o l’accesso a dati personali e riservati correlati all’attività aziendale.

I quadri che possono verificarsi sono d’altronde imprevedibili, in primis quello che soggetti non autorizzati leggano i documenti stampati, venendo a conoscenza di informazioni sensibili.

Con qualche piccola accortezza è comunque possibile correre ai ripari. Nei prossimi paragrafi affronteremo la questione parlando della stampa sicura in ufficio, con consigli pratici su come intervenire per arginare ogni eventuale rischio di diffusione di dati personali, sensibili o riservati.

 

Sommario:

Stampa sicura in ufficio: consigli pratici per tutelarsi

Stampanti in ufficio e sicurezza: come difendersi dagli attacchi informatici

Tecnologie adottabili per accrescere la sicurezza delle stampanti multifunzione

Non solo sicurezza: il Pull Printing permette di ridurre i costi di stampa

Elle Di Ufficio: soluzioni per la stampa in modo sicuro

 

Stampanti in ufficio e sicurezza: come difendersi dagli attacchi informatici

Connesse in rete, con PC e con dispositivi mobile come smartphone e tablet, le stampanti multifunzione presenti in ufficio possono essere innanzitutto soggette agli attacchi di hacker e cybercriminali di vario tipo. Per questo motivo, è necessario adottare delle misure appropriate per metterle al riparo da simili rischi.

·       Cambiare la password

Tra le prime accortezze da mettere in atto al momento dell’installazione delle stampanti multifunzione nella propria rete aziendale, c’è quella di modificare la password che viene fornita di default.

Si tratta di un’operazione piuttosto semplice che qualsiasi tecnico informatico è in grado di realizzare. Una misura attuabile in pochi minuti che può tuttavia contribuire a fare la differenza, in termini di stampa sicura in ufficio. Le password preimpostate sono facilmente reperibili in rete. Una macchina installata senza eseguire questa semplice modifica può di conseguenza risultare più soggetta ad attacchi esterni.

·       Sottoporre il firmware a un aggiornamento

Questa misura per le stampanti in ufficio e la loro sicurezza offre un ulteriore vantaggio oltre a quello di proteggere i dati personali e sensibili di un contesto professionale, risolvendo eventuali bug di sistema. L’aggiornamento del firmware permette anche di ottimizzare la velocità di stampa, cosa che aiuta ad aumentare la produttività del gruppo di lavoro, a beneficio dell’operatività aziendale nel suo complesso.

Tecnologie adottabili per accrescere la sicurezza delle stampanti multifunzione

Quando si riflette sulla stampa sicura in ufficio e sui consigli applicabili per raggiungere l’importante obiettivo della tutela dei dati personali e riservati in azienda, la tecnologia appare come una protagonista assoluta.

Un’altra utile misura da mettere in atto per le stampanti in ufficio e la loro sicurezza consiste ad esempio nel prevedere dei sistemi di autenticazione utente. Questa accortezza risulta particolarmente utile soprattutto nei casi in cui le stampanti multifunzione vengano usate da un gruppo di lavoro composto da più dipendenti e che può anche includere collaboratori o ospiti esterni.

In gergo più strettamente tecnico si fa riferimento a una soluzione definita “Pull Printing”. Si tratta di una funzionalità avanzata, nota anche come “rilascio sicuro”, che permette di stampare documenti riservati con la massima sicurezza in ogni fase di stampa. Il funzionamento è semplice quanto di enorme efficacia. Gli utenti inviano i documenti in stampa dalla rispettiva postazione.

Tecnologie adottabili per accrescere la sicurezza delle stampanti multifunzione

I file restano a questo punto in una coda virtuale sicura e vengono effettivamente stampati solo nel momento in cui l’utente si è autenticato sul dispositivo di stampa ed è quindi pronto per il ritiro della documentazione.

In che modo una tecnologia come il Pull Printing è utile per favorire un processo di stampa in modo sicuro? Tra gli errori più comuni sotto il profilo della sicurezza nella stampa in ufficio ci sono alcune pessime abitudini come quella di lasciare i documenti riservati incustoditi, quella di non ritirare le proprie stampe o quella di prendere documenti di altre persone, seppur in taluni casi inconsapevolmente.

Una soluzione come il Pull Printing garantisce che qualsiasi utente che lancia dei documenti in stampa, per poterli ritirare si debba autenticare sulle stampanti multifunzione, dimostrando di disporre di tutte le autorizzazioni del caso. In questo modo, si elimina completamente il rischio che i documenti restino abbandonati a sé e alla mercé di tutti, anche di eventuali malintenzionati.

Non solo sicurezza: il Pull Printing permette di ridurre i costi di stampa

Una tecnologia come il Pull Printing non si limita a rendere il processo di stampa più sicuro. Siamo di fronte a una soluzione sostenibile che favorisce una riduzione dei costi, prevenendo il fenomeno dell’abuso di stampa da parte di dipendenti e collaboratori. Perché parliamo di riduzione dei costi? Il motivo è semplice.

Grazie a questo particolare sistema vengono stampati esclusivamente i documenti autorizzati. I documenti lanciati in stampa non autorizzati rimangono invece puramente digitali. Inoltre, i file presenti in coda virtuale di stampa che non vengono ritirati sono successivamente cancellati in automatico dalla memoria della macchina. Ne consegue che la riduzione dei costi riguarda componenti quali toner e carta, i cui consumi vengono perciò abbattuti.

Sintetizzando, una soluzione come il Pull Printing:

  • protegge i dati personali e le informazioni sensibili durante il processo di stampa, consentendo il ritiro dei documenti esclusivamente agli utenti autorizzati;
  • permette di ridurre i costi di gestione delle stampanti multifunzione, evitando stampe non autorizzate ed eliminando in automatico i documenti non ritirati;
  • rende la stampa un processo flessibile a beneficio della operatività aziendale. Gli utenti possono infatti lanciare la stampa e ritirarla in un secondo momento, senza dover per forza di cose interrompere altre attività in cui sono impegnati.

Elle Di Ufficio: soluzioni per la stampa in modo sicuro

Elle Di Ufficio è una realtà impegnata nella vendita e nel noleggio di stampanti multifunzione di alcuni tra i marchi più rinomati dell’attuale mercato, come Sharp, Brother e Develop. A supporto della nostra clientela business, possiamo fornire le migliori tecnologie destinate alla stampa in sicurezza oltre ad assistenza tecnica specializzata su ogni ambito dell’Information Technology per il settore professionale.

Per qualsiasi informazione sui nostri servizi non esitare a contattarci. In alternativa, puoi anche raggiungerci presso la nostra sede operativa che si trova a Buccinasco, in provincia di Milano. Ti aspettiamo per fornirti le migliori soluzioni IT per il tuo contesto operativo, così da renderlo sicuro, competitivo e costantemente al passo con i tempi.

Elle di Ufficio

Elle Di Ufficio è un’azienda con esperienza trentennale nel campo della fornitura di servizi e apparecchiature per l’ufficio come computer, stampanti, centralini, mobili. Nasce nel 1987 dall’unione di Office Automation e Information Technology e ha sede nella provincia di Milano

Contatti

Largo Brugnatelli 5/3 20090 Buccinasco (MI)

Telefono 02 45712919
Email info@ellediufficio.it

Orari
Lun - Ven 08:30 - 18:00