Sempre più aziende di piccole, medie e grandi dimensioni ricorrono a sistemi di videosorveglianza professionali per mettere al sicuro i propri spazi lavorativi da intrusioni, furti e atti vandalici. La diffusione di questi dispositivi risulta oggi in costante crescita grazie anche ai costi decisamente diminuiti nel corso degli anni.
L’installazione di un impianto di videosorveglianza esterno o interno comporta però la necessità di seguire precise norme sulla Privacy. Seppur non accompagnata da audio o da una descrizione scritta, l’immagine di una persona inquadrata e ripresa da una telecamera rappresenta infatti un dato personale e come tale va trattata, in osservanza del Codice della Privacy.
Dopo aver illustrato i più importanti aspetti tecnici dei sistemi di videosorveglianza professionali, in questo articolo conosceremo la normativa che regola l’installazione delle telecamere di videosorveglianza e le disposizioni a cui conformarsi per non incorrere in sanzioni.
Sommario dell’articolo:
Sistemi di videosorveglianza professionali e Privacy: come comportarsi?
Installazione di telecamere di videosorveglianza: la normativa
- Identità e dati di contatto del titolare del trattamento
- Finalità del trattamento
- Base giuridica del trattamento
- Destinatari del trattamento
- Durata della conservazione dei dati
- Diritti dell’interessato sui dati personali
Videosorveglianza nei luoghi di lavoro
Impianto di videosorveglianza esterno o interno: le proposte di Elle Di Ufficio
Installazione di telecamere di videosorveglianza: la normativa
La principale normativa sull’installazione delle telecamere di videosorveglianza resta attualmente il Provvedimento in materia di videosorveglianza dell’8 Aprile 2010, a cui sono seguiti vari aggiornamenti. Il recente Regolamento UE 2016/679, meglio noto come GDPR (General Data Protection Regulation), ha introdotto alcune novità rispetto al passato.
Tracciamo di seguito il punto della situazione per le aziende che devono adeguarsi alle regole in tema di protezione dei dati personali previste per i sistemi di videosorveglianza professionali.
La doppia informativa
La materia della videosorveglianza è contraddistinta dalla particolarità della doppia informativa:
- Un’informativa minima, corrispondente al cartello “Area videosorvegliata”;
- Un’informativa completa che deve essere resa in base a quanto disposto dal GDPR.
L’informativa minima
Il presupposto su cui si basa l’informativa minima è semplice. Con questo strumento il Garante della Privacy ha voluto fare in modo che le persone siano sempre informate nel momento in cui accedono in un’area videosorvegliata. L’informativa minima è quindi illustrata attraverso un cartello su cui sono indicate le informazioni più utili e immediate per gli interessati.
Le linee guida a livello europeo prevedono che l’informativa minima:
- Presenti il nome del titolare del trattamento dei dati per poterlo identificare;
- Illustri la finalità della videosorveglianza;
- Specifichi se le immagini vengono solo visionate o anche registrate;
- Fornisca le informazioni di contatto e un collegamento alla informativa di videosorveglianza online, se disponibile.
Ai sensi del punto 3.1 del Provvedimento del 2010, inoltre, la cartellonistica contenente l’informativa minima deve:
- Essere collocata prima del raggio di azione della telecamera, anche nelle sue immediate vicinanze e non necessariamente a contatto con gli impianti;
- Avere un formato e un posizionamento tali da risultare chiaramente visibile in ogni condizione di illuminazione ambientale, qualora le riprese siano effettuate 24 ore su 24.
L’informativa completa
Che cosa deve contenere specificatamente un’informativa che regoli a livello di Privacy un impianto di videosorveglianza esterno o interno? Indichiamo di seguito i punti salienti.
Identità e dati di contatto del titolare del trattamento
Nell’informativa vanno inseriti la ragione sociale e i dati di contatto del titolare del trattamento. Se il titolare del trattamento è una persona fisica, al posto della ragione sociale vanno inseriti i dati anagrafici. I dati di contatto devono corrispondere al vero ed essere sempre aggiornati.
Finalità del trattamento
Il quesito a cui rispondere è: “A cosa mi serve la videosorveglianza?”. Si può far riferimento al punto 2 del Provvedimento in materia di videosorveglianza che elenca specifiche finalità del trattamento utilizzabili dai titolari. Nello specifico:
- Protezione e incolumità degli individui;
- Protezione della proprietà;
- Rilevazione, prevenzione e controllo delle infrazioni svolti dai soggetti pubblici, nel quadro delle competenze ad essi attribuite dalla legge;
- Acquisizione di prove.
Le finalità del trattamento esposte nell’informativa completa devono ovviamente corrispondere con quanto specificato nell’informativa minima.
Base giuridica del trattamento
Secondo il Codice della Privacy, il trattamento dei dati personali effettuato da soggetti privati ed enti pubblici economici è ammesso solo con il consenso espresso dell’interessato, salvo determinate eccezioni. Nel caso di sistemi di videosorveglianza professionali o domestici, la possibilità di acquisire tale consenso risulta complessa.
La base giuridica che tuttavia giustifica il trattamento mediante videosorveglianza è l’interesse legittimo, come specificato nell’art. 6, comma 1, lettera f del GDPR, ovvero:
“Il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l’interessato è un minore”.
A sostegno della liceità del trattamento si aggiunge anche quanto affermato al punto 6.2.2. del Provvedimento del 2010. Quando l’impianto di videosorveglianza è installato con lo scopo di salvaguardare un legittimo interesse del titolare o perseguendo fini di tutela di persone e beni rispetto a possibili furti, rapine, aggressioni, danneggiamenti, atti di vandalismo o per finalità di sicurezza sul lavoro, il trattamento può essere svolto senza il consenso dell’interessato.
Destinatari del trattamento
Il quesito a cui rispondere è: “Quale persona fisica o giuridica o autorità pubblica riceve comunicazione dei dati personali dell’interessato?” Ai sensi del GDPR, si può per esempio far riferimento al responsabile del trattamento o “data processor”, che elabora i dati personali per conto del titolare del trattamento. Nei casi in cui i sistemi di videosorveglianza professionali siano collegati ad esse, come destinatari del trattamento si possono designare anche le Forze dell’Ordine. In tal caso, è necessario specificarlo anche in un apposito cartello informativo.
Durata della conservazione dei dati
Si deve far riferimento a quanto indicato nel punto 3.4 del Provvedimento del 2010. Nello specifico:
- “La conservazione temporanea dei dati deve essere commisurata al tempo necessario a raggiungere la finalità perseguita”;
- “La conservazione deve essere limitata a poche ore o, al massimo, alle ventiquattro ore successive alla rilevazione”. Fanno eccezione speciali esigenze che richiedono una conservazione ulteriore, come nei casi di festività o di chiusura degli uffici o degli esercizi, nonché in presenza di richieste investigative da parte dell’autorità giudiziaria o della polizia giudiziaria.
Nell’ipotesi in cui si desideri prolungare i tempi di conservazione per periodi superiori a una settimana, occorre procedere con una verifica preliminare da parte del Garante della Privacy. La richiesta deve essere comunque adeguatamente motivata “con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità”.
Il Provvedimento specifica inoltre che la cancellazione dei dati va impostata automaticamente allo scadere del termine previsto, anche attraverso sovra-registrazione, con modalità tali da rendere non riutilizzabili le informazioni eliminate.
Diritti dell’interessato sui dati personali
All’interessato identificabile deve essere concesso l’effettivo esercizio dei propri diritti, in particolar modo quello di accedere ai dati che lo riguardano e di verificarne le finalità, le modalità e la logica del trattamento. Secondo quanto previsto dal GDPR:
- I diritti sono esercitati dall’interessato gratuitamente, salvo richieste reiterate, eccessive o infondate;
- Il titolare del trattamento deve ottemperare alle richieste dell’interessato senza ingiustificato ritardo, nei limiti della durata di conservazione dei dati;
- L’interessato ha il diritto di ottenere la rettifica di dati personali inesatti nonché l’integrazione di dati personali incompleti, considerando sempre i tempi di conservazione degli stessi;
- L’interessato ha il diritto alla cancellazione dei suoi dati, nel caso in cui:
- Non siano più necessari rispetto alle finalità di raccolta;
- Si opponga al trattamento e non vi siano motivi legittimi per procedere con lo stesso;
- I dati siano trattati illecitamente da parte del titolare del trattamento;
- I dati debbano essere eliminati per adempiere a un obbligo di legge cui è soggetto il titolare del trattamento.
- L’interessato ha diritto alla limitazione del trattamento dei suoi dati personali:
- Quando ne contesta l’esattezza, nei limiti della durata di conservazione;
- Il trattamento è illecito;
- Ha necessità di utilizzare i suoi dati per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un suo diritto in sede giudiziaria;
- Si oppone al trattamento dei propri dati.
Videosorveglianza nei luoghi di lavoro
Un altro aspetto da tenere in considerazione nell’ambito della normativa che regola l’installazione delle telecamere di videosorveglianza professionali riguarda la Privacy dei lavoratori.
In questo specifico contesto, si verifica una convergenza tra la disciplina che norma la protezione dei dati personali e la disciplina giuslavoristica. Sul fronte della videosorveglianza, lo Statuto dei Lavoratori (Legge 300/1970) prevede esplicitamente il divieto di utilizzo di impianti audiovisivi e di altre apparecchiature per finalità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori.
Lo stesso Statuto specifica inoltre che gli eventuali impianti e apparecchiature di verifica richiesti da “esigenze organizzative e produttive ovvero dalla sicurezza del lavoro, ma dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori”, possano essere installati esclusivamente previo accordo con le rappresentanze sindacali aziendali, oppure, in mancanza di queste, con la commissione interna. In assenza di accordo, su istanza del datore di lavoro, è invece previsto l’intervento dell’Ispettorato del lavoro, dettando, ove necessario, le modalità per l’uso di tali impianti.
Una importante novità è stata introdotta dal D.lgs. 151/2015, attuativo del Jobs Act. Il provvedimento ha ampliato la casistica in cui risulta lecito l’uso dei sistemi di videocontrollo all’interno delle aziende. Il decreto prevede che “gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori” possano essere impiegati anche per la “tutela del patrimonio aziendale”.
Resta tuttora invariato l’iter autorizzativo per poter procedere con l’installazione dei sistemi di videosorveglianza professionali. Il Decreto ha tuttavia reso più semplice per le imprese proteggere il proprio patrimonio senza entrare in contrasto con lo Statuto dei Lavoratori.
Impianto di videosorveglianza esterno o interno: le proposte di Elle Di Ufficio
Elle Di Ufficio è un’azienda di Buccinasco, in provincia di Milano, specializzata nella fornitura e nell’installazione di sistemi di videosorveglianza professionali, adatti alle più svariate realtà: dagli uffici alle industrie.
Forniamo soluzioni di Brand di estrema affidabilità come Axis nonché alcune tra le migliori telecamere di videosorveglianza attualmente presenti sul mercato.
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