Noleggiare una stampante invece di comprarla? È un dilemma, ma per molte aziende può significare risparmio e meno difficoltà nello smaltimento a fine vita, per qualsiasi tipo di apparecchiatura.
Ovviamente ci sono molti vantaggi in entrambe le scelte e altrettante problematiche da affrontare. Quando si decide di noleggiare una stampante, bisogna considerare fattori che dipendono dal singolo modello, dall’azienda a cui ci si rivolge e dal tipo di contratto di noleggio stampante che viene proposto.
Non è sufficiente confrontare il mero canone di noleggio mensile per le stampanti, perché all’interno del pacchetto ci sono differenti clausole che possono essere più o meno adatte al tipo di attività in cui sarà poi inserita la macchina.
Non bisogna soltanto pensare alla differenza di costo complessivo tra acquisto e affitto, ma anche all’offerta di servizi che ruotano intorno a questo tipo di contratti e ai vincoli che si hanno impiegando apparecchiature non di proprietà.
A differenza di alcune aziende che si impegnano a scrivere contratti non facili da capire, noi optiamo per la semplicità. Infatti in molti casi in rete si trovano testi con piccole clausole per eventi molto improbabili, che un fornitore poco affidabile potrebbe usare a proprio vantaggio in caso di rivalsa.
È sempre importante avere una conoscenza approfondita delle possibilità offerte da un contratto di noleggio stampante prima di firmarlo.
Sommario:
Contratto di noleggio stampante: attenzione ai contratti poco chiari
Contratto di noleggio stampante: costi e servizi
Come funziona il contratto di noleggio per stampante?
Contratto di noleggio e termine del contratto
Contratto di noleggio stampante: costi e servizi
Una stampante multifunzione aziendale è un costo, comunque la si veda, perché a fianco di tutti i vantaggi che indubbiamente offre, ci sono spese di gestione manutenzione e per i consumabili, con molte voci già incluse.
Il prezzo di un contratto di noleggio di una stampante, quindi, può fare la differenza rispetto a quello di un acquisto, magari di un usato con la stessa vita alle spalle, rispetto a quello che ci viene proposto a canone.
Dietro al modulo di affitto non c’è soltanto la possibilità di usare di un grosso macchinario silenzioso per scansioni, stampanti e fotocopie, ma, nel nostro caso, anche un insieme di servizi avanzati.
Questi possono essere di fondamentale importanza quando ci sono problemi, oppure è necessario effettuare un ciclo di manutenzione per prolungare il funzionamento ottimale della macchina.
Si trovano anche le indicazioni in caso in cui ci sia bisogno di rinnovare il contratto di noleggio, perché si è soddisfatti e il tempo di un’ulteriore estensione breve potrebbe risultare favorevole rispetto a un cambio ex novo.
Ci sono poi da considerare gli eventuali costi di disdetta anticipata del contratto, che possono essere calmierati in base a differenti condizioni e alle voci presenti in fase di stipula.
Come funziona il contratto di noleggio per stampante?
Il primo passaggio che bisogna fare è quello di leggere le recensioni su internet. Se un’azienda è piena di giudizi negativi da parte degli utenti, dopo aver dato una schermata per eliminare eventuali goffi tentativi di vendetta e rivalsa per problemi inesistenti fatti da parte di persone poco serie, ci si può fare un’idea di quali sono effettivamente i rapporti che l’azienda ha creato con i suoi clienti.
Se sono positivi è già un buon punto di partenza se si vuol chiedere un preventivo. Se invece si vede che nelle recensioni ci sono tantissime lamentele per servizi che si possono ritenere abbastanza scontati, magari potrebbe non essere una buona scelta rivolgersi a questo fornitore ed è meglio guardarsi un po’ intorno.
Uno dei servizi che mettiamo a disposizione in modo chiaro, ad esempio, è quello di pronto intervento per la sostituzione del toner e la risoluzione delle anomalie tecniche.
Basta compilare il form disponibile online, senza bisogno di utilizzare app che potrebbero diventare un punto debole per il tuo firewall. Il modulo provvederà ad attivare una comunicazione con il tuo incaricato aziendale interno, per stabilire una data per effettuare le operazioni di servizio.
In media le tempistiche per un intervento in caso di malfunzionamento o oppure di un guasto per una stampante a noleggio sono di poche ore, giusto il tempo di far partire una squadra e di raggiungere il punto di intervento.
Una buona azienda segnala sempre sul suo portale quali sono le tempistiche previste, perché questo servizio crea un rapporto diretto con le persone.
Dopo la supervisione tecnica, orientata al singolo modello, perché ovviamente ogni stampante ha caratteristiche differenti rispetto alle altre e richiede ricambi e tecnici specifici, si passa alla riparazione sostituzione, sblocco, oppure se il danno fosse critico e non risolvibile sul campo, alla sostituzione rapida della macchina con una equivalente o un upgrade.
Questo servizio si mantiene all’interno dei limiti del costo del noleggio di una stampante, cioè sostituisce in tutto e per tutto e senza aggravi la macchina originaria, che sarà poi revisionata in azienda e ricondizionata dai tecnici, sempre nell’arco standard di 60 mesi, prolungabili.
È un tipo di servizio che serve per garantirti di poter utilizzare con costanza il tuo parco macchine e ridurre al minimo il tempo di inefficienza, che per molti settori potrebbe diventare fonte di problemi non da poco e rallentare i tempi in ditta.
Un altro servizio importante è quello dei noleggi a tempo molto breve, ad esempio giornaliero o poche settimane, per venire incontro a esigenze particolari nel caso di aziende che lavorano per eventi e che non hanno costantemente bisogno di una macchina in sede oppure la possibilità\ di prolungare i termini di contratto senza costi aggiuntivi.
Anche in questi casi bisogna sempre verificare che nelle voci di contratto siano ben chiarite le tipologie di stampanti a noleggio, ad esempio se nuove, usate o ricondizionate, perché questo può, in alcuni casi, risultare incompatibile con i desideri del committente.
Costo noleggio per stampante
Ogni contratto di noleggio per stampante ha una serie di voci standard, che oramai sono richieste da tutti i committenti e che vengono introdotte per seguire il ritmo del mercato.
Nel termine di contratto di noleggio stampante le note più interessanti, invece, possono essere la possibilità di non avere l’investimento iniziale, la caparra o di potersi avvantaggiare di forme contrattuali più flessibili per assorbire meglio le spese, nel caso di una startup. Inoltre, la possibilità di utilizzare i costi di noleggio ai fini della detrazione fiscale.
Sono voci che possono risultare molto importanti nell’equilibrio di un’azienda, soprattutto di piccole dimensioni, che ha bisogno di una stampante con caratteristiche specifiche, per un’attività intensa solo in brevissimi periodi dell’anno o per risultare sempre presente sul campo e attiva con rischi di blocco minimizzati.
In questi casi però conviene sempre chiedere una consulenza interna per verificare qual è il modello più adatto allo stile di utilizzo che si intende farne, perché a seconda del tipo di azienda ci si può trovare a poter noleggiare stampanti destinate a vite più o meno difficili.
Anche questa è una voce importante da leggere nel contratto, perché quando si decide di fare un investimento per un noleggio, è sempre opportuno poter contare su un’azienda che sia in grado di fornire esattamente il modello necessario e non di imporre qualche vecchia stampante poco funzionale, solo per tenerla lontana dal magazzino.
Contratto di noleggio e termine del contratto
Il contratto di noleggio di una stampante è come il noleggio di un’auto. Non si prende soltanto la macchina, ma anche le sue performance. Quando si legge il contratto di noleggio bisogna, quindi, capire se risulti conveniente alla fine dei conti rispetto al costo di acquisto, ovviamente. Questo è il punto cardine da tenere in considerazione.
Poi se ci sono canoni vincolati al volume di stampa, una sorta di conteggio dell’ammortamento legato all’attività effettiva della macchina, ma soprattutto, in caso, se questo è giustificato. Una stampante destinata a sfornare ogni giorno migliaia di fogli, sicuramente soffrirà di più dell’usura rispetto a una che invece si limita a qualche PDF alla settimana.
Bisogna controllare che i costi di manutenzione ordinaria e straordinaria siano inclusi e che le modalità di intervento siano compatibili con il ritmo della tua azienda.
Se hai bisogno di enormi volumi di stampa e il servizio clienti dovesse garantirti un controllo nell’arco di un mese, sicuramente non stai facendo un buon affare.
È bene sempre dare un’occhiata a tutti i termini del contratto, anche quelle scritte in piccolo, chiedendo all’incaricato di chiarire eventuali dubbi, che sono più che leciti in qualsiasi tipo di documento.
