Come gestire al meglio i volumi di stampa nelle grandi aziende?

Come gestire i volumi di stampa nelle grandi aziende

Come gestire al meglio i volumi di stampa nelle grandi aziende?

Le grandi aziende sono tra le realtà che ricorrono maggiormente alla stampa per far fronte alle esigenze dei numerosi reparti di cui si compongono. In qualsiasi impresa di una certa dimensione, infatti, circolano regolarmente documenti di svariato contenuto: dai contratti commerciali alle buste paga dei dipendenti, dai brief alle analisi di vendita.

Nonostante la rapida spinta conosciuta negli ultimi anni dal processo di digitalizzazione dei documenti, molti di essi continuano a essere stampati regolarmente per poter essere consultati con più facilità durante le riunioni o semplicemente per essere archiviati anche in forma cartacea.

Il volume delle stampe realizzate può tuttavia variare a seconda degli specifici momenti della vita aziendale. In alcuni casi, i quantitativi possono essere di poca portata. In determinate parentesi, possono invece presentarsi dei veri e propri picchi di stampa. Un contesto simile può per esempio verificarsi in fase di start-up di un progetto importante che presuppone infinite riunioni, accompagnate da centinaia e centinaia di documenti da leggere da parte di tutti i professionisti coinvolti.

Come poter gestire allora questa variabilità nel volume di stampa delle grandi aziende, riuscendo a fronteggiare anche inevitabili picchi senza comportare costi gestionali che possono risultare pesanti? Le stampanti a noleggio possono rappresentare una valida soluzione. Scopriamo perché.

 

Miglior stampante qualità-prezzo per volumi di stampa variabili

Le aziende che per la propria attività professionale necessitano di volumi variabili di stampa possono decidere di esternalizzare il lavoro. Non si tratta tuttavia di una soluzione particolarmente vantaggiosa sul fronte della praticità.

La stampa di documenti infatti non è sempre pianificabile. Sono moltissimi i casi in cui durante una tipica giornata lavorativa si vengono a creare situazioni di urgenza, che presuppongono riunioni improvvisate o immediate risposte da parte dei professionisti dell’azienda per far fronte all’emergenza in corso. In situazioni del genere, può risultare indispensabile stampare nell’immediato report, fogli Excel fitti di dati, slide, contratti, documenti fiscali o di qualsivoglia natura per un rapido e minuzioso controllo.

È evidente che avere a propria disposizione una o più stampanti in questi casi è essenziale per non sprecare tempo prezioso. Ogni minuto di lavoro guadagnato può in effetti fare la differenza, contribuendo a velocizzare la risoluzione dell’emergenza.

 

Stampanti a noleggio: soluzione di efficacia per ogni volume di stampa

Le aziende che decidono di imboccare la strada dell’acquisto devono comunque valutare un altro aspetto rilevante. Nella scelta della miglior stampante qualità-prezzo, l’impresa deve tenere in seria considerazione i livelli di performance del dispositivo. La stampante deve dimostrarsi in grado di affrontare anche i periodi di attività più intensi, senza correre il rischio di danneggiarsi.

È lampante che un modello economico risulterebbe inadeguato a gestire notevoli impennate nei volumi di stampa. L’iper-produttività determinerebbe quasi certamente delle rotture, richiedendo interventi di manutenzione e, nel peggiore dei casi, la necessità di sostituire l’apparecchio. Il tutto si tradurrebbe in inattesi costi aggiuntivi.

Di contro, dall’acquisto di una stampante a elevate prestazioni deriverebbero necessariamente spese piuttosto impegnative. In entrambi i casi, in definitiva, il bilancio aziendale non ne gioverebbe.

Le stampanti a noleggio possiedono invece i requisiti per rappresentare l’alternativa più valida, in special modo nella modalità contrattuale del costo copia.

 

Noleggio stampanti per l’ufficio: la formula costo copia

La modalità costo copia è un’innovativa formula di gestione delle stampanti a noleggio che permette all’azienda di risparmiare, controllando i costi necessari per la stampa documentale. Si tratta di un modello contrattuale che consente all’impresa di pagare al fornitore solo il numero di pagine stampate effettivamente prodotte, attraverso la normale funzione di stampa, la copia dei documenti o l’utilizzo del fax.

Adottando questa particolare tipologia di gestione, conosciuta anche come “Pay per Use” o “Pay per Page”, viene prestabilito un importo unitario per ogni pagina che sarà stampata. L’azienda pagherà così in base ai quantitativi esattamente prodotti.

 

Vantaggi della gestione costo copia

I vantaggi riscontrabili adottando la formula costo copia per il noleggio di stampanti per l’ufficio sono innumerevoli. Questo modello contrattuale include:

  • L’assistenza tecnica;
  • I ricambi;
  • Gli inchiostri, con la sola differenza di prezzo tra colore e bianco e nero.

Scegliere questa modalità gestionale permette alle aziende di ridurre i costi destinati alla stampa di almeno il 15%. A questi innegabili benefici si uniscono gli ulteriori vantaggi offerti dal noleggio delle stampanti per l’ufficio. Scegliendo questa valida soluzione, è possibile:

  • Detrarre interamente la rata del noleggio dalle tasse;
  • Sostituire il parco macchine dell’azienda con i più recenti apparecchi per la stampa digitalizzata, rimanendo costantemente al passo con l’innovazione tecnologica. I dispositivi possono infatti essere tenuti in ufficio dai 24 a 60 mesi. Alla fine del noleggio, sono sostituibili con modelli più nuovi mediante semplici adeguamenti contrattuali.

 

Elle Di Ufficio, specialisti nel noleggio di stampanti per l’ufficio

Se sei alla ricerca della miglior stampante qualità-prezzo per gestire i volumi di stampa della tua azienda, puoi rivolgerti ai professionisti di Elle Di Ufficio.

Siamo specializzati non solo nel noleggio di stampanti per l’ufficio ma forniamo anche le migliori soluzioni aziendali per l’Office Automation e l’Information Technology: dallo  storage SAN/NAS ai più sicuri sistemi di videosorveglianza.

Se devi noleggiare o acquistare una stampante per la tua attività professionale, da Elle Di Ufficio troverai i più rinomati brand disponibili sul mercato, come i prodotti Xerox o i dispositivi Sharp.

Per qualsiasi informazione, contattaci o vieni a trovarci nella nostra sede operativa a Buccinasco, in provincia di Milano.

Elle di Ufficio

Elle Di Ufficio è un’azienda con esperienza trentennale nel campo della fornitura di servizi e apparecchiature per l’ufficio come computer, stampanti, centralini, mobili. Nasce nel 1987 dall’unione di Office Automation e Information Technology e ha sede nella provincia di Milano

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