Gestione volumi di stampa nelle grandi aziende: come farla al meglio

Come gestire i volumi di stampa nelle grandi aziende

Gestione volumi di stampa nelle grandi aziende: come farla al meglio

Le grandi aziende sono tra le realtà che ricorrono maggiormente alla stampa per far fronte alle esigenze dei numerosi reparti di cui si compongono. In qualsiasi impresa di una certa dimensione, infatti, circolano regolarmente documenti di svariato contenuto: dai contratti commerciali alle buste paga dei dipendenti, dai brief alle analisi di vendita.

Nonostante la rapida spinta conosciuta negli ultimi anni dal processo di digitalizzazione dei documenti, molti di essi continuano a essere stampati regolarmente per poter essere consultati con più facilità durante le riunioni o semplicemente per essere archiviati anche in forma cartacea.

Il volume delle stampe realizzate può tuttavia variare a seconda degli specifici momenti della vita aziendale. In alcuni casi, i quantitativi possono essere di poca portata. In determinate parentesi, possono invece presentarsi dei veri e propri picchi di stampa.

Un contesto simile può per esempio verificarsi in fase di start-up di un progetto importante che presuppone infinite riunioni, accompagnate da centinaia e centinaia di documenti da leggere da parte di tutti i professionisti coinvolti.

Come poter realizzare allora nel migliore dei modi la gestione dei volumi di stampa nelle grandi aziende, tenendo conto della sua variabilità e riuscendo a fronteggiare anche inevitabili picchi senza comportare costi che possono risultare pesanti? Le stampanti a noleggio possono rappresentare una valida soluzione. Scopriamo perché.

 

Sommario:

Gestione volumi di stampa nelle grandi aziende: come farla al meglio

Miglior stampante qualità-prezzo per volumi di stampa variabili

Stampanti a noleggio: soluzione di efficacia per ogni volume di stampa

Noleggio stampanti per l’ufficio: la formula costo copia

Vantaggi della gestione costo copia

Migliori stampanti: come sceglierle per ottenere la massima resa

Meglio una stampante a getto d’inchiostro o una stampante laser?

Velocità di stampa VS qualità di stampa

È utile il display LCD?

Fasce di prezzo delle stampanti a noleggio

Elle Di Ufficio, specialisti nel noleggio di stampanti per l’ufficio

 

Miglior stampante qualità-prezzo per volumi di stampa variabili

Le aziende che per la propria attività professionale necessitano di volumi variabili di stampa possono decidere di esternalizzare il lavoro. Non si tratta tuttavia di una soluzione particolarmente vantaggiosa sul fronte della praticità.

La stampa di documenti infatti non è sempre pianificabile. Sono moltissimi i casi in cui durante una tipica giornata lavorativa si vengono a creare situazioni di urgenza, che presuppongono riunioni improvvisate o immediate risposte da parte dei professionisti dell’azienda per far fronte all’emergenza in corso.

In situazioni del genere, può risultare indispensabile stampare nell’immediato report, fogli Excel fitti di dati, slide, contratti, documenti fiscali o di qualsivoglia natura per un rapido e minuzioso controllo.

È evidente che avere a propria disposizione una o più stampanti in questi casi è essenziale per non sprecare tempo prezioso. Ogni minuto di lavoro guadagnato può in effetti fare la differenza, contribuendo a velocizzare la risoluzione dell’emergenza.

Stampanti a noleggio: soluzione di efficacia per ogni volume di stampa

Le aziende che decidono di imboccare la strada dell’acquisto devono comunque valutare un altro aspetto rilevante. Nella scelta della miglior stampante qualità-prezzo, l’impresa deve tenere in seria considerazione i livelli di performance del dispositivo.

La stampante deve dimostrarsi in grado di affrontare anche i periodi di attività più intensi, senza correre il rischio di danneggiarsi.

È lampante che un modello economico risulterebbe inadeguato a gestire notevoli impennate nei volumi di stampa. L’iper-produttività determinerebbe quasi certamente delle rotture, richiedendo interventi di manutenzione e, nel peggiore dei casi, la necessità di sostituire l’apparecchio. Il tutto si tradurrebbe in inattesi costi aggiuntivi.

Di contro, dall’acquisto di una stampante ad elevate prestazioni deriverebbero necessariamente spese piuttosto impegnative. In entrambi i casi, in definitiva, il bilancio aziendale non ne gioverebbe.

Le stampanti a noleggio possiedono invece i requisiti per rappresentare l’alternativa più valida, in special modo nella modalità contrattuale del costo copia.

Noleggio stampanti per l’ufficio: la formula costo copia

La modalità costo copia è un’innovativa formula di gestione delle stampanti a noleggio che permette all’azienda di risparmiare, controllando i costi necessari per la stampa documentale.

Si tratta di un modello contrattuale che consente all’impresa di pagare al fornitore solo il numero di pagine stampate effettivamente prodotte, attraverso la normale funzione di stampa, la copia dei documenti o l’utilizzo del fax.

Adottando questa particolare tipologia di gestione, conosciuta anche come “Pay per Use” o “Pay per Page”, viene prestabilito un importo unitario per ogni pagina che sarà stampata. L’azienda pagherà così in base ai quantitativi esattamente prodotti, ottenendo chiari benefici in termini di risparmio.

Vantaggi della gestione costo copia

I vantaggi riscontrabili adottando la formula costo copia per il noleggio di stampanti per l’ufficio sono innumerevoli. Questo modello contrattuale include:

  • L’assistenza tecnica;
  • I ricambi;
  • Gli inchiostri, con la sola differenza di prezzo tra colore e bianco e nero.

Scegliere questa modalità gestionale permette alle aziende di ridurre i costi destinati alla stampa di almeno il 15%. A questi innegabili benefici si uniscono gli ulteriori vantaggi offerti dal noleggio delle stampanti per l’ufficio. Scegliendo questa valida soluzione, è possibile:

  • Detrarre interamente la rata del noleggio dalle tasse;
  • Sostituire il parco macchine dell’azienda con i più recenti apparecchi per la stampa digitalizzata, rimanendo costantemente al passo con l’innovazione tecnologica. I dispositivi possono infatti essere tenuti in ufficio dai 24 a 60 mesi. Alla fine del noleggio, sono sostituibili con modelli più nuovi mediante semplici adeguamenti contrattuali.

Migliori stampanti: come sceglierle per ottenere la massima resa

Abbiamo finora indagato i motivi principali per cui adottare delle stampanti a noleggio, in special modo nella formula del costo copia, risulti la soluzione ideale per una gestione dei volumi di stampa aziendali ottimale. Nel momento in cui un’impresa decide di optare per questa possibilità deve comunque porsi dei quesiti su quali siano le migliori stampanti disponibili sul mercato, così da ottenere la massima resa in termini di produttività.

Una macchina che lavora bene, che non dà problematiche particolari, che fornisce una qualità di stampa eccelsa unita a una velocità di stampa altrettanto valida, rappresenta infatti il punto di partenza per raggiungere la massima resa e di conseguenza la più grande produttività possibile.

Quando si accinge a scegliere delle stampanti a noleggio, un’azienda deve quindi saper creare un dialogo costruttivo con il suo fornitore, ponendogli degli interrogativi mirati sui dispositivi da lui proposti.

Nei prossimi paragrafi analizzeremo allora alcune delle caratteristiche di cui devono essere dotate le migliori stampanti destinate alla gestione dei volumi di stampa nelle grandi aziende.

Siamo di fronte a una serie di punti importanti di cui occorre essere a conoscenza. Si tratta infatti della strada migliore da percorrere per usufruire di un apparecchio capace di offrire una risposta efficace alle diverse esigenze di stampa che si possono presentare nell’operatività quotidiana di un’impresa.

Migliori stampanti come sceglierle per ottenere la massima resa

Meglio una stampante a getto d’inchiostro o una stampante laser?

Uno dei primi interrogativi che si può porre un’azienda alle prese con la ricerca di una stampante riguarda il modello da scegliere. Per una corretta gestione dei volumi di stampa aziendali è preferibile optare per una stampante a getto d’inchiostro o per una versione laser? La scelta dipende in buona parte dal settore di cui ci si occupa.

La stampante a getto d’inchiostro, ad esempio, appare particolarmente indicata per la realizzazione di stampe fotografiche.

Le più innovative stampanti laser costituiscono invece la soluzione ideale per chi ha a che fare con grandi volumi di documenti da stampare ogni giorno. In simili circostanze, nel momento in cui ci si rivolge al proprio fornitore di fiducia, è opportuno chiedere informazioni dettagliate sulla velocità di stampa.

Questo parametro si misura generalmente in “Pagine Per Minuto” o “PPM”. In genere, quando si stampa in modalità bianco e nero la velocità di una stampante parte da 16/18 pagine al minuto, spingendosi oltre le 60 pagine al minuto nei dispositivi professionali di fascia alta.

Velocità di stampa VS qualità di stampa

Ma velocità di stampa è anche sinonimo di qualità di stampa? E se si decide di puntare sulla prima caratteristica occorre necessariamente rinunciare alla seconda o viceversa?

In realtà, a disposizione degli utenti sia privati sia aziendali esistono stampanti a noleggio in grado di offrire simultaneamente eccellenti prestazioni sia sotto il profilo quantitativo sia da un punto di vista qualitativo.

Per chi non ne sia ancora a conoscenza, precisiamo che la qualità di stampa di un apparecchio è strettamente correlata alla sua risoluzione. La risoluzione è un parametro che si può valutare a partire dal valore DPI, sigla che sta per “Dot per Inch” o “punti per pollice”.

Entrando più specificatamente nel dettaglio, la risoluzione di una stampante corrisponde quindi al numero di punti di inchiostro per pollice. In linea generale, maggiore è il numero di punti per pollice, migliore risulta la qualità della stampa.

Una stampante a getto d’inchiostro garantisce mediamente risoluzioni da circa 720 DPI fino a 2880 DPI. È bene ricordare, comunque, che la qualità di stampa dipende parzialmente anche dalla qualità dell’immagine. Per stampare una foto che si dimostri qualitativamente eccellente è perciò almeno in parte necessario che anche la risoluzione dell’immagine digitale sia di buona qualità.

Per ciò che riguarda le stampanti laser, invece, di solito danno il meglio di sé con i testi  in bianco e nero. I modelli più innovativi disponibili sul mercato riescono tuttavia a conciliare alla perfezione velocità e qualità di stampa.

Alcune stampanti di elevato livello sono ad esempio capaci di superare le 60 pagine al minuto assicurando nel contempo una risoluzione di stampa da 1200 fino a 2400 DPI anche per i documenti a colori.

È utile il display LCD?

Gran parte delle stampanti di ultima generazione possiedono un display LCD. Ma a cosa serve nella pratica una componente simile? E, soprattutto, è utile per una corretta gestione dei volumi di stampa?

Per prima cosa è bene sapere che il display LCD è un dispositivo di visualizzazione diffusamente utilizzato non solo sulle stampanti ma in un’ampia gamma di applicazioni, che spaziano dalle fotocamere digitali fino ai PC.

In un apparecchio come la stampante, un display LCD permette di avere una visione rapida e immediata delle principali funzioni di cui è dotato il dispositivo. Consente inoltre di tenere sotto controllo le operazioni in corso. Si tratta quindi di una sorta di menù interattivo che, se ben sfruttato, aiuta a velocizzare il lavoro e a ottimizzare le attività di stampa degli utenti.

Le stampanti più recenti possiedono una versione ancor più evoluta di display LCD che è dotata di funzionalità touchscreen. Lo schermo touchscreen, del tutto analogo a quello di un tablet o di uno smartphone, permette anche agli utilizzatori che hanno meno dimestichezza con la tecnologia di lavorare con la stampante in modo intuitivo, senza troppi problemi e senza dover chiedere l’assistenza di altre persone.

Per chi si chiede se la presenza di un display LCD sia realmente utile per ottimizzare la gestione dei volumi di stampa, la risposta allora è “sì”. Il display LCD, in particolar modo nella sua versione touchscreen, è uno strumento valido per ottimizzare i processi di stampa.

Per questo motivo, è consigliabile tenerlo in considerazione nel momento in cui si è in procinto di scegliere le proprie stampanti a noleggio.

Fasce di prezzo delle stampanti a noleggio

Stampante laser da ufficio al prezzo migliore per minimizzare costi di stampa

Che le stampanti a noleggio permettano di gestire nel migliore dei modi le attività di stampa è un concetto ormai chiaro, giunti a questo punto. Come altrettanto evidente è il fatto che optando per questa soluzione le aziende riescano ad assicurarsi un certo risparmio. Resta comunque ancora un punto aperto a cui fornire una risposta.

Quanto costa noleggiare una stampante? Questa è la classica domanda che si pongono gli imprenditori o i capi delle aziende quando necessitano di una o più stampanti per la propria attività lavorativa quotidiana.

Le fasce di prezzo delle stampanti a noleggio variano essenzialmente in base alla tipologia di contratto che si stipula con il fornitore e del tipo di macchina prescelto.

Un dispositivo che è capace di stampare anche in formato A3 comporta di solito dei costi superiori rispetto alle macchine dotate solo di stampa A4. Altro punto essenziale che pesa sulle fasce di prezzo è la durata del contratto che, come abbiamo accennato in precedenza, può durare fino ai 60 mesi.

Alla conclusione del periodo contrattuale, l’accordo può essere sempre rinnovato, come accade abitualmente con qualunque formula di noleggio. A prescindere dai prezzi dei singoli apparecchi presi a noleggio, per evitare spiacevoli esperienze è buona prassi rivolgersi a professionisti del settore, gli unici che hanno tutte le carte in regola per offrire le migliori stampanti con caratteristiche personalizzate a partire dalle specifiche esigenze di ogni realtà aziendale.

Dei veri consulenti, insomma, capaci non solo di fornire un’assistenza di tipo tecnico ma anche di seguire il cliente passo dopo passo, proponendogli soluzioni che rendano sempre più efficiente la gestione dei volumi di stampa nel suo complesso.

Elle Di Ufficio, specialisti nel noleggio di stampanti per l’ufficio

Se sei alla ricerca della miglior stampante qualità-prezzo per gestire i volumi di stampa della tua azienda, puoi rivolgerti ai professionisti di Elle Di Ufficio.

Siamo specializzati non solo nel noleggio di stampanti per l’ufficio ma forniamo anche le migliori soluzioni aziendali per l’Office Automation e l’Information Technology: dallo  storage SAN/NAS ai più sicuri sistemi di videosorveglianza.

Se devi noleggiare o acquistare una stampante per la tua attività professionale, da Elle Di Ufficio troverai i più rinomati brand disponibili sul mercato, come i prodotti Xerox o i dispositivi Sharp.

Per qualsiasi informazione, contattaci o vieni a trovarci nella nostra sede operativa a Buccinasco, in provincia di Milano.

Elle di Ufficio

Elle Di Ufficio è un’azienda con esperienza trentennale nel campo della fornitura di servizi e apparecchiature per l’ufficio come computer, stampanti, centralini, mobili. Nasce nel 1987 dall’unione di Office Automation e Information Technology e ha sede nella provincia di Milano

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